10 consigli per l’anniversario aziendale: come organizzare l’evento

Un anniversario aziendale è un momento importantissimo per la storia di un brand, grande o piccolo che sia. Simboleggia un traguardo importante, riconosce che l’azienda è sopravvissuta a crisi e momenti difficili, e sta operando con successo. Non vorrai quindi che la festa sia un fiasco! Tutti contano su di te e confidano nella riuscita di un party come si deve.

10 consigli per l’anniversario aziendale: come organizzare l’evento perfetto e stupire il capo e i colleghi

Probabilmente il tuo capo è piombato nel tuo ufficio alle 6 del pomeriggio, mentre stavi spegnendo il pc. Si è avvicinato e ha esclamato: “Ho una sorpresa per te!”.

E tu, sperando in un aumento, ti sei rimesso a sedere, con il cappotto ancora in mano.

“Organizzerai la festa di anniversario aziendale! Non è splendido? Ora vai pure a casa, te lo meriti!”

E tu sei rimasto lì mentre lui chiudeva la porta, ancora con il cappotto in mano, a pensare a come uscire da questa brutta situazione.

Beh, ormai la frittata è fatta: sei l’event manager dell’evento più importante dell’anno. Tutte le tue energie devono essere concentrate su questo importantissimo momento, e fidati, te ne serviranno molte.

Se non hai mai organizzato un evento prima di questo momento, devi innanzitutto capire quali sono gli step necessari. Solo dopo potrai iniziare con i sopralluoghi, le telefonate, i preventivi e le ulcere.

Il piano

Proprio come in battaglia, dovrai stilare un piano d’azione, che contenga le informazioni fondamentali riguardante l’anniversario aziendale. Le domande che ti dovrai porre (e a cui dovrai rispondere in base agli input ricevuti) sono:

  1. Qual è il budget?
  2. Qual è l’obiettivo?
  3. Come si sviluppa il tema?
  4. Qual è il mood?

Questi sono quattro interrogativi che devono trovare risposta prima ancora di cominciare con i preparativi veri e propri. Non puoi infatti sapere quale sia il service che fa al caso tuo se non sai quali interventi sono previsti, e non puoi scegliere il catering se non hai un’idea del budget, anche approssimativa.

Il budget

La cosa migliore da fare è fermare il capo e chiedergli subito il budget a disposizione per l’intero evento. In base a questo potrai suddividere le diverse voci di spesa, e decidere quanto destinare per ogni singola voce.

I costi più consistenti saranno probabilmente riservati a location e catering, ma non dimenticare tutti gli altri elementi che rendono una festa di anniversario aziendale davvero memorabile: il servizio di foto e video, le luci, l’audio, il palcoscenico, la regia, l’allestimento…

L’obiettivo

La questione dell’obiettivo che si vuole raggiungere con l’anniversario aziendale è annosa e problematica, poiché molto spesso non è chiaro a nessuno. Vuole essere un evento autocelebrativo? È rivolto anche ai clienti? Vuole essere una conferma di un trend positivo o è invece una mossa necessaria in un momento di crisi?

La risposta a queste domande ti consentirà anche di capire come calibrare i momenti relativi ai discorsi, alla proiezione di un video aziendale, e capire anche se e come pubblicizzare l’evento.

Tema & mood

Queste sono scelte che andranno a influenzare l’anniversario aziendale nella sua complessità. Lo stile di celebrazione, che può essere solenne, divertente, classico… Il concept andrà poi a influenzare la scaletta dell’evento, che deve essere affidata a una regia competente in grado di coordinare i tempi e far sì l’evento non finisca all’alba del giorno dopo.

La location

Dopo aver deciso che impronta dare all’anniversario aziendale, bisogna passare alle questioni pratiche. La location è uno dei primi elementi da prendere in considerazione.

Deve:

  • Rientrare nel budget;
  • Poter contenere gli invitati.

Gli altri elementi possono essere presi in considerazione in un secondo momento: anche se sono servizi offerti dalla location, infatti, è meglio occuparsi in prima persona di allestimenti e service, che sono fondamentali per la riuscita della serata/giornata.

anniversario aziendale i discorsi
Il palco e il service realizzato da noi per Andrew & Sax

Il catering

Il catering, ça va sans dire, deve essere perfetto. Nessuno parlerà mai bene di un evento ben costruito sotto ogni aspetto ma con del cibo pessimo!

Se si tratta di un evento ristretto, puoi approfittare delle conferme degli ospiti per chiedere di eventuali allergie e intolleranze alimentari. Altrimenti ti converrà prevedere un angolo per ogni preferenza particolare, in modo da non scontentare nessuno.

Anche il momento della preparazione del cibo può diventare parte dello spettacolo: perché non organizzare un fantastico show-cooking?

Tutte le tipologie di anniversari aziendali, del resto, hanno bisogno del catering,  non solo le “semplici” cene. Anche per un team building aziendale, ad esempio, sarà necessario prevedere un momento di ristoro per i partecipanti.

Lo spettacolo 

Questa è una parte estremamente impegnativa, poiché racchiude una serie di impegni molto diversi tra loro. Ogni tipo di spettacolo ha bisogno di un’attrezzatura particolare.

Di certo è comune a quasi tutti gli eventi la necessità di disporre di un service che si occupi di luci, audio e video. È impensabile progettare un anniversario aziendale senza un discorso da parte del capo!

Molto spesso, inoltre, questo tipo di traguardo è l’occasione per realizzare un video o un mini-film da proiettare durante la serata, che ripercorra i momenti salienti della vita dell’azienda. Palco, luci, ledwall, audio, microfoni, ma anche desk, stand, tensostrutture… ogni evento richiederà un’attrezzatura specifica.

regia evento anniversario aziendale
La regia di un evento aziendale

L’intrattenimento

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Open day di Fermator

Ne abbiamo già parlato diffusamente nell’articolo che abbiamo dedicato ai giochi per le cene aziendali, ma ci sembra il caso di fare un piccolo ripasso.

Un anniversario aziendale può consistere in una cena, un evento di team building, un open day o qualunque altro tipo di attività tu abbia in mente. Ma non può comunque mancare un elemento di intrattenimento, che tenga banco durante le lunghe ore in cui gli ospiti si avvicenderanno da un buffet all’altro. Musica, danza, giochi di prestigio o d’azzardo: non hai che l’imbarazzo della scelta.

La promozione

Ovviamente un anniversario aziendale, così come ogni altro tipo di evento, può dirsi riuscito non solo quando tutto fila liscio, ma quando ci sia un bel numero di persone pronto a testimoniarlo. Per questo, non dovrai occuparti soltanto di tutto quello di cui abbiamo già parlato: dovrai anche trascinare gli invitati alla festa.

Non stiamo parlando di un matrimonio o un compleanno: gli invitati vedranno quest’impegno come facente parte della sfera lavorativa, e per questo non tutti saranno propriamente entusiasti di ricevere l’invito. A te il compito di promuovere l’evento attraverso un vero e proprio piano di comunicazione, che coinvolga i social network dell’azienda ma anche volantini sparsi in giro per gli uffici. Se l’evento è aperto anche ai clienti o addirittura al pubblico, poi, dovrai pensare anche a realizzare e far recapitare gli inviti, che dovranno ovviamente seguire il concept dell’evento.

I gadget

Possiamo far rientrare nella categoria della promozione anche tutta l’immagine coordinata dell’evento: tema, colori, font e stile dovranno seguire lo stesso fil rouge che caratterizza l’evento fisico. E, a fine serata, potrai consegnare un gadget a tutti gli ospiti, a imperitura memoria del memorabile evento.

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