Cene di Natale aziendali: come organizzarne una

Ci siamo, quel momento dell’anno è arrivato: stiamo parlando delle cene di Natale aziendali. Qualcuno sarà entusiasta, qualcun altro un po’ meno, qualcuno di sicuro darà buca. Ma non potrai sfuggire: le cene aziendali sono un must (a volte un’imposizione) specialmente per celebrare occasioni particolari come le festività natalizie. Non vorrai andare in vacanza senza aver salutato tutti e celebrato la fine di un altro anno?

Se proprio a te è toccato l’ingrato compito, sappi che ci siamo qui noi: con i nostri consigli riuscirai a fare bella figura con i colleghi e, soprattutto, con il grande capo (a meno che non sia tu).

Cene di Natale aziendali: come organizzarne una in poco tempo e sopravvivere

Le strade sono ormai già addobbate a festa, hai già comprato i regali per la famiglia e deciso con chi stare la sera della vigilia. Ma prima di tutto ciò, ti è piombata tra capo e collo quest’incombenza.

Prima di tutto: non disperare! È vero, nella maggior parte dei casi ci si organizza prima, ma sei ancora in tempo. È possibile organizzare delle cene aziendali di Natale anche in breve tempo, se in testa si ha ben chiaro quello che si vuole. L’importante è procedere per step, concentrandosi prima sul problema più urgente. Fare troppe cose insieme rischia di creare confusione, nella tua testa e in quella dei tuoi invitati.

Il budget innanzitutto!

Prima di entrare nel vivo dell’organizzazione, c’è una cosa da fare: verificare il budget. E’ utile, in tal caso, predisporre un file excel con tutte le voci di spesa e la disponibilità massima, gli acconti dati e quello che resta da pagare.

In questo modo potrai avere tutta la situazione sotto controllo, sia che la somma venga stanziata dalla stessa azienda, sia che si debba ricorrere a un fondo cassa. E sii realistico nei tuoi obiettivi: se bisogna stringere la cinghia, cambia location o lo spettacolo. Non si offenderanno.

La data e la location

Queste sono le prime due cose a cui pensare, e forse sono anche tra le più difficili. Se infatti organizzare dei giochi per cene aziendali o scegliere la musica può essere abbastanza facile, perché i limiti sono posti dall’esterno, per data e location gli ostacoli arrivano spesso dai tuoi stessi invitati.

Togliti dalla testa di poter organizzare cene di Natale aziendali in cui tutti gli invitati siano presenti! Quello che puoi fare, però, è cercare tre o quattro date papabili, e sottoporle a votazione di tutti. La maggioranza vincerà, qualcuno non potrà essere presente: non fartene un cruccio.

Una volta che la data è stata decisa internamente, si passa alla ricerca del luogo che ospiterà l’evento. Anche qui le cose non sono semplici: di location per cene aziendali a Milano, ad esempio, ce ne sono centinaia.

Dovrai innanzitutto verificare la disponibilità della data scelta e della capienza in base alla stima del numero di invitati. A quel punto potrai passare a richiedere dei preventivi e, ovviamente, andare a visitare i posti più interessanti.

Un altro punto da tenere in considerazione è anche la distanza: una location molto lontana o difficile da raggiungere difficilmente sarà apprezzata dagli ospiti per quanto bella, a meno che non venga previsto un apposito servizio di trasporto!

Non hai trovato nessuna location disponibile? Niente panico. Puoi organizzarla anche in azienda! Perché no? In fondo quella è la location che vi ospita tutti i giorni, dove sono nate e coltivate le amicizie… basta una sala riunioni e l’event planner si occuperà del resto.

le cene di Natale aziendali da organizzare

Allestimento

Una volta decisa la location e la data, bisognerà capire come renderla il posto perfetto per le cene di Natale aziendali. Qui le possibilità sono praticamente infinite: meglio uno stile minimal o uno più ricco? Quali saranno i colori predominanti? E i fiori? Verranno predisposti degli angoli particolari, come quello per il photobooth?

Non è facile riuscire a ricreare una certa idea di ambiente, anche perché non sempre le aziende hanno a che fare con i fornitori. In questo caso è meglio affidarsi a qualcuno che sa quello che sta facendo: un’agenzia ha tutti i contatti necessari e può essere in grado di trasformare completamente una spoglia location in un meraviglioso set, che lasci tutti a bocca aperta.

Il service audio, video e luci

cena aziendale nataleForse a qualcuno non verrà subito in mente, ma l’audio e le luci sono fondamentali per qualunque evento, soprattutto durante le cene di Natale aziendali.

Il sound è quasi scontato: jazz, swing e canzoni a tema natalizio! Bublè è sempre campione di incassi SIAE in questo periodo.

Le luci sono determinanti, in quanto possono trasformare anche la sala più sciatta, o il capannone più triste, in  una location colorata e avvolgente. Rosso, ambra, colori caldi sono sicuramente quelli consigliati.

Pensa al direttore che sale sul palco, pronto per il suo discorso di ringraziamento. Pensa che non c’è un microfono e nessuno può sentirlo e magari è al buio. La cura del dettaglio è ciò che differenzia un evento da ricordare con uno di bassa qualità.

Durante lo speech vuole far vedere dei contenuti sull’andamento dell’anno, o un video emozionale? Allora ti servirà uno schermo a led o una videoproiezione, ma soprattutto una regia che gestisca la messa in onda.

Un service tecnico è in grado di prendersi cura di tutto questo e di molto altro. In questi casi, non c’è da badare al risparmio: un errore può essere fatale. Meglio andare sul sicuro!

Ho bisogno di un service, aiuto!

Catering

Tutto è pronto? Quasi. Prima di arrivare agli ultimissimi giorni precedenti all’evento c’è un altro punto fondamentale da affrontare: il catering. In fondo, stiamo pur sempre parlando di cene di Natale aziendali. Belli i balli, bella la musica, belli i discorsi, ma siamo qui per mangiare!

Anche questo aspetto ha quindi un’importanza fondamentale: magari gli invitati potranno non far caso a qualche difetto della location, ma fidati: se hanno mangiato male, se lo ricorderanno. Per questo, l’unica cosa da fare in questo caso è affidarsi ai migliori in circolazione, dopo aver chiesto diversi preventivi e soprattutto aver sperimentato di persona!

Per il menù, meglio se vengono utilizzati dei piatti di stagione, e comunque assicurati di aver pensato davvero a tutti, prevedendo dei menù per vegetariani, vegani, celiaci e chiunque abbia qualche tipo di intolleranza o allergia alimentare.

Ultime ma non ultime: le bevande! Attenzione a non esagerare con l’alcool, per poi trovare il direttore commerciale che balla sui tavoli. Questo non significare concedere un tot di bicchieri a testa, ma soltanto tenere monitorata la situazione. E non dimenticare che, al mondo, esistono anche gli astemi.

 

FIORELLO

L’intrattenimento

Molte aziende fanno un regalo agli ospiti, ingaggiando artisti dello spettacolo durante le cene di Natale aziendali. Per prima cosa bisogna capire qual è il target dei vostri ospiti e scegliere lo spettacolo più adeguato.

Danza, Cabaret, Magia, Musica dal Vivo: sono intrattenimenti che van bene e funzionano sempre. Se l’artista è la band di amici, tendenzialmente avrai pochi problemi a gestire la situazione.

Quando l’artista è un professionista, ci sono dei dettagli più seri da tenere in considerazione; il contratto diventa sempre più dettagliato, spuntano penali e richieste tecniche di un certo livello. Sarete in grado di interpretarle?

Un’agenzia come la nostra, per esempio, è in grado di supportarvi sia nella direzione e nella proposta artistica, che nella contrattualizzazione e gestione dello spettacolo.

Lasciatecelo dire… dopo quasi vent’anni di organizzazione eventi ne abbiamo viste di tutti i colori, conosciamo quasi tutte le agenzie artistiche e sappiamo come gestire richieste ed esigenze, anche all’ultimo momento!

 

 

le cene aziendali e i social

La comunicazione

Hai trovato la location, prenotato il catering, fatto il sopralluogo con il service e contattato la band che si occuperà dell’intrattenimento. Ora puoi finalmente rilassarti?

Non proprio. Certo, il più è fatto, ma ti mancano quei piccoli dettagli che possono rendere il tuo evento davvero memorabile, come l’invito cena di Natale aziendale.

Un bel Save the date inviato a tutti i colleghi, con i dettagli dell’evento e una grafica simpatica, possono fare la differenza, così come l’invito “ufficiale”.

Durante l’evento, poi, non dimenticare di scattare qualche foto e condividerla sui social aziendali (facendo attenzione a non immortalare il capo impegnato in una triste sessione di karaoke): contribuirà a rendere l’azienda più “umana” anche agli occhi dei clienti.

Infine, se il budget lo consente, puoi prevedere un piccolo cadeaux per gli ospiti, che può consistere anche in un semplicissimo gadget. Quel tanto che basta per lasciare un ricordo tangibile della serata (e del tuo impegno!)

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