Dai inizio al nuovo anno con un evento memorabile, e un discorso che lo sia altrettanto!

Il discorso di apertura di un evento è un momento solenne, perché decreta l’avvio di un momento di celebrazione, qualunque esso sia. Quando poi si tratta del discorso di apertura di un meeting aziendale, poi, la tensione sale ulteriormente, perché l’intera azienda è lì a guardarti e si aspetta da te delle parole memorabili.

L’intero evento del kick off meeting, o l’evento di inizio anno, è in un’azienda un momento determinante perché, anche se i piani sono già stati stilati, gli obiettivi vengono comunicati all’intera forza lavoro: dirigenti, impiegati, operai…

Capirai bene quindi che tanto l’organizzazione dell’evento in sé quanto la costruzione dei suoi contenuti deve essere studiata con attenzione.

E oggi vogliamo spiegarti come fare entrambe le cose.

Come fare un discorso di apertura memorabile per il tuo evento: 5 cose da non dimenticare

Dopo un duro anno di sacrifici, il bilancio è stato chiuso in positivo, gli obiettivi fissati sono stati raggiunti e l’azienda ha compiuto notevoli passi avanti. Ora è il momento di dare degna conclusione a tutto e pensare al futuro.

Cosa significa pensare al futuro? Significa pianificare l’anno successivo in ogni minimo dettaglio, fissando nuovi obiettivi, nuove necessità, comparando i risultati ottenuti.

Tutto questo deve essere condensato in un discorso che può avere un tempo variabile da pochi minuti fino a una mezz’ora (ma non lo consigliamo, perché probabilmente troveresti i tuoi ospiti collassati sulle poltrone).

Uno speech deve essere coinvolgente, emozionante, ma anche conciso ed esplicativo. Non è facile mettere tutte queste caratteristiche insieme e tirarne fuori qualcosa di buono.

Ecco perché vogliamo indicare 5 contenuti che non possono mancare nel tuo discorso di apertura.

Il fatturato

Una delle cose più importanti, volenti o nolenti, sono i risultati raggiunti, e questo significa fatturato. Un manager o il presidente stesso deve illustrare, nel corso del meeting di inizio anno, cosa è stato ottenuto e questo significa anche snocciolare dati.

Ovviamente a seconda del risultato raggiunto può essere più conveniente utilizzare una formula piuttosto che un’altra: un aumento basso potrebbe ad esempio essere espresso in percentuale piuttosto che in cifre assolute, o viceversa.

L’importante è essere accompagnati da una presentazione che illustri chiaramente tutto con l’aiuto di grafici e animazioni. Può essere una parte noiosa, ma utilizzare dei contenuti video (e ovviamente non essere prolissi) può fare la differenza.

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Fusioni, acquisizioni, vendite

Subito dopo i dati è bene parlare dei grandi avvenimenti che possono aver scosso, in positivo o in negativo, l’azienda. Tra questi rientrano ovviamente le operazioni di acquisizione di altre società, o di fusione, o di vendita di azioni e così via.

Anche questa parte, purtroppo, non è il massimo dell’entusiasmo. Prova a evitare di concentrarti sugli assetti societari e parla invece delle opportunità che queste operazioni possono offrire non solo in termini di crescita dell’azienda, ma anche per migliorare il lavoro e la vita quotidiana dei dipendenti.

R&D

Sia che la tua azienda offra un prodotto che un servizio, il reparto research&development deve essere sempre in funzione. Un discorso di apertura di un meeting aziendale deve comprendere anche un excursus su quello che il reparto ha fatto nell’ultimo anno. Di conseguenza, bisognerà parlare anche dei nuovi prodotti!

Questo è un argomento interessante su cui puoi dilungarti, perché generalmente tanto i dipendenti quanto gli stakeholders e gli altri invitati presenti all’evento hanno la curiosità di sapere su cosa dovranno lavorare in futuro.

Risorse umane

Magari in una multinazionale non è possibile, ma nelle piccole e medie imprese è importante dedicare un cenno anche alla questione risorse umane. Oltre ai dati, che riferiscono premi e bonus, aumenti e quant’altro, è forse più importante esplorare il lato più… umano della vicenda.

Questo consiste nel salutare le persone in procinto di andar via, elogiandole e ringraziandole per il lavoro svolto, e nel dare un adeguato benvenuto ai nuovi ingressi, che si sentiranno certamente lusingati e spinti a dare il massimo.

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Sostenibilità

Al giorno d’oggi è impensabile valutare un’azienda senza tener conto delle azioni intraprese in termini di sostenibilità. Anche le microimprese possono e devono fare molto in questo senso, ed è altrettanto importante rendere conto dei risultati raggiunti e di quelli ancora da conquistare, in termini di diminuzione del numero di stampe, dell’utilizzo di carta riciclata, dell’impiego di sostanze poco inquinanti e così via. Ovviamente evita se sei un colosso del petrolio!

Marketing

Come non fare un cenno al marketing? Una volta si diceva che “la pubblicità è l’anima del commercio”, oggi possiamo dire che se non fai marketing non sei nessuno. Sempre più i risultati digitali sono specchio, se non previsione, di quelli reali. Un semplice post che ha generato tantissimo engagement è oggi un risultato concreto, non un semplice gioco.

Sarebbe carino quindi fare una raccolta dei risultati più significativi dell’anno trascorso e spiegare cosa si vuole ottenere con il marketing nell’anno a venire.

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Come parlare?

Abbiamo illustrato i contenuti del tuo discorso di apertura dell’anno, ma non abbiamo detto come dovresti porti con il tuo pubblico. Innanzitutto, questo dipende molto da chi è composto il tuo pubblico: dipendenti? Quadro dirigenziale? Clienti? Fornitori? Ognuno di questi richiede un approccio diverso.

Ma ci sono alcuni consigli che sono sempre validi:

  • Sintonizzati con il pubblico. Nel momento in cui pronunci il tuo discorso non devi essere superiore o inferiore a loro, devi essere un pari. Vestiti come loro, parla come loro, utilizza un linguaggio del corpo come il loro. Solo in questo modo puoi creare quella sintonia che porta al coinvolgimento e quindi all’ascolto.
  • Sii conciso. Se hai un dubbio su una frase e sul fatto che possa essere ridondante, non inserirla. Spesso, dopo la prima bozza, è ancora possibile accorciare un discorso almeno del 40%. Ricorda che la tua è un’introduzione, il piatto forte è la festa che segue!
  • Danza sul palco. Ormai i discorsi da un leggio non li fa quasi più nessuno: basta un buon microfono e un impianto audio per avere libertà di movimento. Usa questa libertà per muoverti e spostarti da una parte all’altra della tua audience, indica i dati che stai illustrando, guarda negli occhi le persone e indicale. Insomma, non restare lì impalato.
  • Utilizza un TOV adeguato. Il tone of voice, cioè lo stile della conversazione, deve essere adeguato al tipo di evento. È un brunch o una cena di gala? Siete su uno yacht o in mensa? Cerca di stemperare la noia con qualche battuta, ma non far diventare il tuo discorso una barzelletta.

Crea la cornice ideale

Ovviamente un bel discorso non serve a nulla se non è accompagnato da un evento ben costruito. Devi preoccuparti di audio, video, luci, allestimenti, catering, scenografie, regia, e molto altro ancora.

Non proprio facile quando devi organizzare anche il discorso: è abbastanza carne al fuoco da creare i presupposti per un esaurimento nervoso!

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