Aia Vietnam – Annual Convention Milan

AIA Group è una delle quattro aziende leader nel settore insurance in Asia. La loro agenzia di riferimento, la Kay Event Agency di Ho Chi Minh, stava cercando un partner in Italia, per organizzare la convention europea della sezione vietnamita del gruppo.

L’evento era molto delicato, perché si trattava della prima volta che l’agenzia doveva muoversi fuori dal mercato asiatico: non poteva sbagliare nulla.

Primi contatti

Abbiamo partecipato a una selezione, che ha previsto diversi colloqui e la fornitura di un portfolio di lavori che certificasse la nostra esperienza e competenza.

Le trattative sono durate circa quattro mesi, in lingua inglese. Ogni giorno una richiesta o una modifica al progetto e siamo riusciti a soddisfare tutto con i budget desiderati, mantendo la qualità desiderata.

E alla fine siamo stati scelti.

Di cosa ci siamo occupati

Il lavoro è stato sinergico tra il team di Staff Millennium e quello della Kay Event Agency. 

L’evento ha avuto luogo allo Spazio Antologico East End Studios a Milano. Abbiamo iniziato dai sopralluoghi di routine per effettuare tutte le misurazioni necessarie, decidere i punti di appendimento e definire gli spazi. 

Noi di Staff Millennium ci siamo occupati anche della produzione di tutti i documenti e i permessi necessari, comprese le certificazioni e i collaudi delle strutture.

Abbiamo definito il piano di produzione dell’evento punto per punto lavorando spalla a spalla con il team della Kay Event Agency.

L’evento è durato 3 giorni: due per gli allestimenti e le prove e uno per l’evento vero e proprio. 

Noi di Staff Millennium ci siamo occupati di mettere in opera lo show, basandoci sulla scaletta fornita dal cliente. Abbiamo usato un Aquilon della Analogway e un ledwall passo 2.6. Per l’audio abbiamo scelto un impianto line array RCF.

Creazione degli allestimenti

La parte di direzione creativa dell’evento è stata gestita dalla Kay Event Agency. Il disegno tecnico del palco è stato realizzato da loro, noi ci siamo occupati della produzione e delle modifiche necessarie per adattarlo agli spazi disponibili.

Abbiamo realizzato un photobooth all’esterno, della lunghezza di 6 metri, brandizzato e decorato con alcuni aggettivi che descrivono l’azienda. 

Il nostro team e quello dell’agenzia vietnamita hanno lavorato fianco a fianco, creando una squadra unica che ha permesso di realizzare un evento di successo che è proceduto senza intoppi.

Questo tipo di eventi va gestito con competenze tecniche consolidate nel tempo, flessibilità e grande esperienza nella gestione di eventi.

Non tutti possono farlo!

In Staff Millennium abbiamo 22 anni di esperienza sulle spalle e centinaia di eventi realizzati.