Progettazione delle sale riunioni per Helvetia a Milano
- Work
- Cliente: Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni
- Settore: Assicurazioni
- Obiettivo: revamping tecnologico di due sale meeting
- Cosa abbiamo fatto
- Check-up infrastruttura audio-video
- Installazione nuovi dispositivi e cablaggi
- Riprogrammazione automatismi e controllo touch
- Collaudo completo del sistema
- Servizio di assistenza e manutenzione programmata
Helvetia Compagnia Svizzera d’Assicurazioni è una delle principali realtà assicurative operanti in Italia, parte di un gruppo internazionale con una lunga tradizione nel settore. Nella sua sede di Milano, due meeting room (una principale e una di dimensioni più contenute) erano già dotate di impianti audio-video, ma la loro gestione quotidiana rappresentava un limite al loro utilizzo.
Serviva una vera progettazione di sale riunioni capace di ripartire dall’esistente per creare sale smart facili da gestire in autonomia dal personale.
Il problema di gestire i sistemi audiovisivi nella sede di Milano
Ogni meeting richiedeva la presenza di un tecnico per avviare e gestire gli impianti delle due sale. Un vincolo sostenibile in occasioni isolate, ma non per attività che si ripetono ogni giorno in una meeting area aziendale così frequentata. Helvetia ha chiesto a noi di Staff Millennium un intervento sui propri sistemi audiovisivi a Milano che restituisse autonomia agli utenti, senza smontare un’infrastruttura che, in buona parte, funzionava ancora bene.
Il cliente desiderava inoltre migliorare l’affidabilità degli impianti, mantenere il budget previsto, semplificare l’esperienza d’uso attraverso un controllo touch intuitivo e garantire continuità operativa con un piano di assistenza post installazione. Completavano la richiesta due nuove scrivanie, per un ambiente coerente anche dal punto di vista estetico.
Perché la progettazione delle sale riunioni è partita dall’esistente
Per Helvetia, una progettazione di sale riunioni che avesse sostituito tutto senza verificare prima cosa funzionava avrebbe significato un investimento superiore al necessario, e in contrasto con il budget concordato. Per questo il progetto si è aperto con una diagnosi completa dell’esistente.
L’obiettivo è creare soluzioni integrate per sale riunioni, in cui il nuovo dialoga con ciò che già funziona invece di sostituirlo.
Verifica e ricalibrazione dell’impianto audio in sala riunioni
Il rack tecnologico, i sistemi audio e la matrice video sono stati controllati e testati uno per uno. I cablaggi sono stati verificati nella loro interezza, i processori di controllo aggiornati, la programmazione DSP ripristinata e la rete dedicata agli apparati AV controllata nel dettaglio. Il sistema di microfonazione wireless in sala riunioni firmato Sennheiser, in particolare, non è stato sostituito ma completamente ricalibrato. Questa scelta ha permesso di contenere i costi senza rinunciare alla qualità richiesta in un contesto aziendale internazionale.
È stato ricalibrato e rimesso in funzione l’impianto audio già presente in sala, con un nuovo processore e una nuova matrice, mantenendo gli speakers presenti.
Progettazione impianti audio per le sale meeting e videoconferenze
Una corretta progettazione di impianti audio per sale meeting non si limita a installare microfoni e altoparlanti, ma richiede di integrare ogni componente con il resto del sistema di sala. Lo stesso vale per la progettazione di impianti audio per videoconferenze, dove qualità del suono e stabilità del collegamento devono coincidere. Solo dopo la fase di verifica sono stati installati i nuovi dispositivi, i cablaggi realizzati e gli automatismi di sala riprogrammati.
Una sala riunioni tecnologica, tra automazione e controllo touch
Le nuove tecnologie sono state scelte per rendere le sale gestibili da chiunque, senza formazione tecnica, il principio alla base di ogni buona tecnologia per sale riunioni. Un sistema di controllo touch Kramer semplifica accensione, switching video e automazioni, rendendo ciascuna sala riunioni tecnologica gestibile con un solo tocco anche da chi non ha particolari competenze con sistemi audio video.
Audio e video in sala, l’integrazione firmata Barco e AVer
Il wireless conferencing Barco ClickShare consente di collegare i propri dispositivi senza cavi o configurazioni complesse. Una telecamera PTZ e una soundbar AVer completano la dotazione per le videoconferenze, garantendo audio e video in sala coerenti con gli standard richiesti da Helvetia.
Il video proiettore (sala grande) e il monitor 75” (sala piccola), già presenti e perfettamente funzionanti, sono rimasti operativi, confermando la nostra propensione ad efficientare piuttosto che vendere a tutti i costi nuovi prodotti.
Il risultato sono due sale riunioni smart, in cui chi entra tocca uno schermo e lavora, senza dover conoscere come funziona una tecnologia e risolvere problemi di connessione.
Progettazione di sale conferenze multimediali e digitali, su misura per ogni azienda
Nel caso Helvetia, la progettazione di sale conferenze multimediali ha riguardato due ambienti con esigenze diverse: la sala principale, pensata per riunioni più numerose e videoconferenze internazionali, e la sala di dimensioni più contenute, destinata a incontri rapidi tra pochi collaboratori. Per questo la progettazione di sale riunioni digitali ha adattato dotazione tecnologica e logica di controllo alle dimensioni e all’uso reale di ciascuno spazio, mantenendo però la stessa semplicità d’uso in entrambi i casi.
Allestimento delle due sale, dalle scrivanie alla resa finale
Accanto alla parte impiantistica, l’allestimento delle sale meeting ha riguardato anche l’aspetto estetico degli ambienti. Due nuove scrivanie hanno sostituito quelle esistenti, restituendo alle sale un aspetto coerente con la qualità tecnologica introdotta. Un dettaglio che Helvetia aveva richiesto esplicitamente, a conferma che un allestimento di sale conferenze ben fatto non si limita alla tecnologia, ma tiene conto di come l’ambiente viene percepito da chi lo utilizza ogni giorno.
Manutenzione e assistenza per sale riunioni sempre moderne
L’intervento non si è concluso con il collaudo. È attivo un servizio di assistenza e manutenzione programmata che comprende verifiche periodiche, ricalibrazione degli impianti e supporto tecnico rapido per garantire la continuità operativa che Helvetia aveva richiesto fin dall’inizio del progetto. Questo assicura anche restino sale riunioni moderne e sempre aggiornate negli anni.
Il valore della progettazione sale riunioni per Helvetia
Il caso Helvetia dimostra cosa significa, in pratica, una buona progettazione di sale riunioni: partire da ciò che esiste, valorizzarlo, e introdurre solo le tecnologie realmente necessarie. Il risultato sono due sale della sede di Milano completamente autonome, affidabili, e gestibili senza il supporto quotidiano di un tecnico: l’obiettivo che Helvetia aveva posto fin dal primo confronto con Staff Millennium.
Stai valutando la progettazione di una sala riunioni, nuova o da rinnovare?
