Allestimenti personalizzati per l’agenzia californiana Yama Group
- Work
- Cliente: Yama Group
- Settore: Pharma & Health tech marketing
- Obiettivo: supportare l’agenzia californiana per l’allestimento di eventi a Roma
- Cosa abbiamo fatto
- Allestimento spazi d’accoglienza
- Merchandising
- Coordinamento produzione on-field
- Stampe
- 3D mock-up
- Vetrofanie
Negli anni abbiamo collaborato con diverse agenzie di marketing e comunicazione, anche straniere, supportandole nella realizzazione di eventi per i loro clienti.
Avere un partner fidato sul territorio europeo, specialmente quando l’agenzia o il cliente diretto si trova in un altro continente, è per il committente un gran motivo di tranquillità, perché parliamo la stessa lingua e ambiamo alla stessa qualità di esecuzione.
Abbiamo avuto il piacere di supportare anche Yama Group, aiutandola a creare allestimenti curati nei minimi dettagli e in linea con il concept ideato dal suo team, che hanno reso i suoi eventi organizzati a Roma un successo, sia per l’agenzia sia per i suoi clienti.
Una collaborazione tra agenzie per trasformare un concept in realtà
Yama Group è un’agenzia creativa indipendente specializzata nell’experiential marketing per il settore farmaceutico e health tech. Dalla sua sede principale in California, che si estende operativamente anche in Paraguay, si occupa anche dell’ideazione e della produzione di eventi per i propri clienti, puntando su esperienze immersive e contenuti coinvolgenti per ottenere il massimo impatto.
L’agenzia ha chiesto la collaborazione di Staff Millennium per due eventi da organizzare in alcune prestigiose location nel cuore di Roma. In questo caso, noi siamo stati i partner italiani su cui Yama ha potuto fare affidamento per il coordinamento sul campo per la realizzazione effettiva degli allestimenti e del merchandising.
La sfida: organizzare un evento a distanza in Italia con clienti USA
La sfida principale di questo progetto è stata senza dubbio la gestione e il coordinamento a distanza con un cliente cn base negli Stati Uniti. Questo ha richiesto un’eccellente fase di consulenza e pre-produzione, seguita da una produzione rapida e su misura, e infine un’installazione tecnica in loco impeccabile, realizzata in tempi ristretti.
Global Forum Rome: allestimento degli spazi dell’evento per accogliere gli ospiti
Il primo evento è stato l’Oncology Global Forum e ha avuto come location il Cardo Roma, un boutique hotel della catena Marriot che ospita spazi meeting per riunioni ed eventi. Partendo dal concept creativo sviluppato dal team di Yama Group, ci siamo occupati dell’allestimento completo del foyer antistante la sala dedicata alla convention.
Vetrofanie sulle grandi vetrate dell’ingresso, rivestimento personalizzato delle colonne al centro della sala, arredi comodi ed eleganti total white, e installazioni su misura per le attività interattive previste per l’evento. L’obiettivo era personalizzare l’ambiente che avrebbe accolto gli ospiti e permettere loro di immergersi totalmente nell’evento, grazie alla cura di ogni dettaglio dell’esperienza.
Merchandising: un ricordo dell’evento e dell’Italia
Abbiamo supportato Yama Group anche nella realizzazione del merchandising per l’occasione, rispondendo al loro desiderio di lasciare in dono agli ospiti un ricordo tutto italiano. Così abbiamo progettato una shopper personalizzata dell’evento con all’interno un delizioso libro di cucina italiana tutto dedicato alla pasta, insieme ad una cartolina e ad un mestolo, scelto direttamente dal cliente.
Global Launch Meeting: allestimenti per convention medica
Per il secondo evento, il Global Launch Meeting, Yama Group ci ha sfidato a realizzare un allestimento esperienziale per un’importante convention medica internazionale. L’evento si è svolto presso il lussuoso boutique hotel A.Roma. L’obiettivo era creare un’esperienza immersiva e memorabile per gli ospiti provenienti da tutto il mondo.
L’allestimento ha coinvolto diverse aree chiave della location: dal foyer del centro congressi alle aree esterne adiacenti alla sala plenaria, fino ai percorsi direzionali e alle zone di accoglienza, tutto è stato pensato per guidare e coinvolgere i partecipanti.
Installazioni personalizzate e d’effetto per un evento immersivo
Tra gli elementi scenografici più impattanti che abbiamo installato, spiccava un imponente lightbox retroilluminato di 1200×250 cm, montato su una struttura autoportante, che ha agito come fulcro visivo e scenografico dell’intero allestimento. A rafforzare il branding e fornire indicazioni chiare, abbiamo posizionato banner retroilluminati (backlit) in punti strategici.
La personalizzazione degli spazi dell’evento è proseguita con vetrofanie e decalcomanie coordinate con le grafiche fornite dal cliente, applicate con cura su finestre, ascensori e pavimentazioni.
Un tocco di natura e forte impatto simbolico è stato dato dal magnifico “Sunflower Arch” floreale, un arco composto da oltre 200 girasoli ordinati direttamente in Olanda per averli tutti uguali, che accoglieva gli ospiti all’ingresso del foyer, richiamato poi dalla composizione floreale con altrettanti girasoli e piante che adornava il desk accoglienza.
Per la cena di gala, abbiamo ideato e realizzato delle originali “Piramidi” centrotavola: installazioni triangolari tridimensionali illuminate da LED interni, create ad hoc per l’occasione.
Il risultato: un evento all’altezza delle aspettative e oltre
Gli spazi dell’A.Roma sono stati trasformati in un ambiente immersivo e fortemente brandizzato, capace di generare un notevole impatto visivo ed emozionale, perfettamente allineato con il concept creativo originale ideato da Yama Group.
Il feedback ricevuto ha confermato come la combinazione strategica tra elementi scenografici imponenti come il lightbox e le piramidi, la coerenza grafica e uno storytelling ambientale ben orchestrato abbiano reso l’evento distintivo e memorabile per tutti i partecipanti.
Siamo il partner ideale per organizzare il tuo evento a Roma
Con Yama Group, abbiamo trasformato concept creativi in allestimenti personalizzati e di grande impatto, superando le sfide della distanza e della logistica. L’agenzia californiana e i suoi clienti hanno confermato il loro entusiasmo per la qualità del nostro lavoro e per come abbiamo gestito ogni fase sul campo.
La distanza non è mai stata un problema: il nostro team unisce competenza tecnica, organizzativa e creatività. Questo ci permette di affrontare con sicurezza anche le situazioni più complesse: dal coordinare un progetto con un cliente oltreoceano, al realizzare installazioni scenografiche importanti in poco tempo.
Il risultato sono soluzioni uniche e curate nei minimi dettagli, che soddisfano anche il cliente più esigente. Se cerchi un partner competente e affidabile per organizzare il tuo prossimo evento in Italia, la risposta è Staff Millennium.
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